Jumat, 23 September 2011

Standard Operasional Prosedur : SOP Perpustakaan | Pertemuan Ilmiah III dan Seminar FPPT Jawa Barat : Through SOP and E-Journal, Let's Promote and Build the Knowledge, Science, and Technology in Response to the Globalized Challenges, Universitas Siliwangi - Tasikmalaya


PERTEMUAN RUTIN ILMIAH III & SEMINAR FORUM PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI WILAYAH JAWA BARAT
TEMA :
THROUGH SOP AND E-HOURNAL, LET’S PROMOTE AND BUILD THE KNOWLEDGE, SCIENCE AND TECHNOLOGY IN RESPONSE TO THE GLOBALIZED CHALLENGES
(MELALUI SOP DAN E-JOURNAL KITA TINGKATKAN ILMU PENGETAHUAN, SAINS DAN TEKNOLOGI DI ERA GLOBALISASI)
UNIVERSITAS SILIWANGI TASIKMALAYA, 22 SEPTEMBER 2011


Seminar ini diselenggarakan oleh Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Wilayah Jawa Barat (FPPTI – Jabar), bekerja sama dengan Universitas Siliwangi – Tasikmalaya sebagai tuan rumah.

Susunan acara seminar ini dimulai dengan :
Pembukaan yang diawali dengan pembacaan Al-Qur’an, kemudian sambutan dari Ketua FPPT – Jawa Barat, Sambutan dari Ketua Pelaksana, sambutan dari Rektor Universitas Siliwangi, dan pembacaan doa.

Setelah acara pembukaan, kemudian dilanjutkan dengan  pemaparan singkat dari Gale Virtual Reference Library yang selain sebagai publisher, dia juga bertindak sebagai agregator e-journal sendiri maupun internasional. Selain dijelaskan tentang e-books yang merupakan produk andalan dari mereka, di sini dipaparkan juga tentang kelebihan dan kelemahan dari google dibandingkan dengan kelebihan dan kelemahan dari media cetak.

Masuk pada inti acara ini adalah pelatihan membuat SOP (Standard Operasional Prosedur) yang dibawakan oleh Ibu Helmi Purwanti, Kepala Perpustakaan Politeknik Negeri Bandung. Di sini tidak dijelaskan secara teori, dan para peserta dibagi menjadi 6 kelompok untuk langsung berlatih membuat SOP dengan menuliskan hal-hal yang dikerjakan sesuai dengan sistematika penyusunan SOP di perpustakaan.
Kelompok kami mendapat bagian Pengolahan Bahan Pustaka untuk dibuatkan SOP nya. Adapun sistematikanya adalah :
I Nama kegiatan : Pengolahan Bahan Pustaka
Meliputi :
1. Tujuan : menjelaskan apa tujuan dari kegiatan tersebut. (Mengelompokkan bahan pustaka, mempermudah pemustaka untuk menemukan bahan pustaka sesuai kebutuhan)
2. Deskripsi : gambarkan bagaimana proses kegiatan tersebut berlangsung (inventarisasi meliputi pencatatan ke buku induk, pengecapan, pembubuhan nomor induk buku. Proses meliputi katalogisasi, labeling, barcode, penempelan date slip, menyampul buku)
3. Ruang lingkup : berada dimana kegiatan tersebut berada (penempatan bahan pustaka menurut golongan dan jenis bukunya)
4. Daftar istilah dan definisi : daftar istilah-istilah yang ada pada kegiatan tersebut dijelaskan dengan definisinya (sirkulasi: koleksi buku yang bisa dipinjam, referensi: koleksi buku yang tidak bisa dipinjam seperti kamus, ensiklopedi, peta, manual, handbook, globe, atlas)
5. Referensi : untuk membuat SOP suatu kegiatan diperlukan buku petunjuk atau buku sumber, untuk itu tulislah buku sumber yang diperlukan dalam kegiatan tersebut (DDC, subject heading)
6. Prosedur dan tanggung jawab : deskripsikan prosedur dari kegiatan tersebut, kalau dalam satu kegiatan ada sub-sub kegiatan maka harus ditulis dengan jelas dan bagian apa yang bertanggung jawab dari setiap sub kegiatan tersebut (inventarisasi, klasifikasi)
7. Keadaan khusus :  bila ada hal-hal khusus dalam kegiatan tersebut yang kadang muncul maka harus dituliskan
8. Dokumentasi : dokumen yang dihasilkan dari kegiatan tersebut (dibuat bibliografi)
9. Prosedur-prosedur terkait : prosedur atau unit yang terkait dengan kegiatan tersebut baik external maupun internal (external: menyebarkan daftar buku baru, internal: buku yang diproses sampai ke pemustaka)
10. Lampiran : tuliskan dokumen yang diperlukan untuk lampiran kegiatan tersebut (kartu katalog)
11. Setiap kegiatan tersebut dibuatkan flowchartnya
Ternyata dari penulisan kegiatan pengolahan bahan pustaka yang kami kerjakan, terdapat kesalahan di point 2, karena antara deskripsi dan prosedur adalah berbeda.

Pembetulannya di bagian deskripsi adalah : penomoran, entri data, pemberian subjek. Sedangkan untuk point prosedur harus ditulis mulai dari pengklasifikasian, pemberian subjek. Untuk point keadaan khusus, jika ada adendum dilakukan karena judul buku tidak sesuai dengan pengiriman, itu harus dituliskan.

Untuk point delapan : kartu induk, OPAC, dan buku yang sudah diproses.

Jika ada yang tidak dilakukan, nomornya jangan dihilangkan. Misalnya point lampiran. Jika tidak ada lampiran, maka nomornya jangan dihilangkan. Nomornya tetap ada, tetapi diberi tanda strip (-).

Karena keterbatasan waktu, maka bagi yang ingin bertanya lebih lanjut tentang SOP dan yang mau membuat SOP untuk perpustakaannya, bisa mengirimkan ke alamat email : helmimaolani@yahoo.co.id.

Tulislah apa yang dikerjakan, dan kerjakanlah apa yang sudah ditulis.

Acara penutup dari seminar ini adalah pemaparan dari Ebscohost, vendor yang melayani jasa e-journal yang mulai Juni 2011 telah menyediakan juga e-book bagi yang ingin melanggan buku elektronik.
Ebsco juga memaparkan tentang penelusuran e-journal dan e-book, bahwa sistemnya sudah terintegrasi. Dengan mengetikkan satu kata kunci saja, maka ebsco akan menampilkan langsung e-journal, e-book, dan e-video.