Launching New Look of UPI Central Library

Rektor UPI saat memberikan kata sambutannya di acara launching 

Launching tampilan baru Perpustakaan Universitas Pendidikan Indonesia dilaksanakan pada tanggal 17 November 2011. Acara launching ini dihadiri oleh para peserta Seminar Nasional Rekonstruksi Peran Ruang Fisik Perpustakaan dalam Melayani Masyarakat Informasi yang berasal dari seluruh Indonesia. UPI juga mengumumkan telah mengikuti standard ISO 9001.

 Library Lounge

Perpustakaan UPI luasnya 11.200 M2 yang di dalamnya mencakup ruang internet gratis yang dinamakan Upinet, kemudian di lantai satu mencakup front desk, library lounge, rak buku-buku yang bisa dipinjam, kemudian ada ruang tunggu yang dilengkapi dengan sebuah televisi berikut sofa. Di lantai dua mencakup ruang baca dan penyimpanan koleksi skripsi, referensi, ruang jurnal dengan tempat duduk lesehan, books on reserve yang merupakan koleksi langka, ruang audio visual, ruang buku dari para penulis yang merupakan dosen UPI baik yang sudah meninggal atau yang masih hidup yang dinamakan Upisiana, dan ruang sarana prasarana.

Di dalam sambutannya, kepala perpustakaan mengatakan bahwa Perpustakaan UPI masih jauh dari sempurna, masih banyak kekurangannya. Bapak Kepala Perpustakaan ini memaparkan pula sekilas tentang perpustakaan yang bekerja sama dengan Bank BNI membuka entrepreneurship corner. Mahasiswa UPI yang jumlahnya mencapai 30.000 orang ini, yang aktif ke perpustakaan sekitar 5.000 orang. Fakultas yang paling aktif meminjam buku adalah Fakultas Ilmu Pendidikan yang gedungnya tak jauh dari gedung perpustakaan, mencapai 5.000 orang. Sedangkan fakultas yang paling pasif datang ke perpustakaan adalah FPOK. Beliau berharap bahwa para mahasiswa semakin banyak yang datang ke perpustakaan setelah tampilan baru ini.

Koleksi perpustakaan sekitar 60.000 eksemplar, e-journal sekitar 400-600 judul. Untuk back up server adalah menggunakan aki mobil, jika sewaku-waktu listrik padam, karena jika menggunakan genset maka dikhawatirkan akan cepat merusak server, yang disebabkan ketidakstabilan tegangan.

Kini, perpustakaan menyediakan layanan mandiri, yaitu para pemustaka bisa meminjam buku sendiri, mengembalikan buku sendiri dengan sistem RFID, juga ada fasilitas book drop, dan penelusuran katalog.

Rektor UPI dalam kata sambutannya menegaskan bahwa pepustakaan merupakan jantung universitas yang merupakan sumber informasi bagi warga UPI sendiri maupun bagi luar UPI, sehingga perlu mendapatkan perhatian khusus. Perpustakaan tidak boleh menutup diri. Perpustakaan hybrid yang merupakan perpaduan antara konvensional dan digital. Bagaimana minat daya kunjung para civitas academica untuk memanfaatkan perpustakaan. Barangkali kita bisa mengambil langkah dengan mengupload bahan perpustakaan yang akhirnya bisa diakses oleh seluruh pemustaka; dosen dan mahasiswa yang tentunya bisa juga dijadikan ajang promosi.

Perpustakaan tidak boleh menutup diri untuk diakses oleh orang lain. Maka pada suatu saat perpustakaan akan terwujud sebagai teaching lib, disamping karena di UPI ada bidang studi perpustakaan.

Peresmian ini kemudian ditutup dengan pengguntingan pita oleh rektor UPI, dan melakukan simulasi peminjaman buku menggunakan multi purpose system (MPS).

Standard Operasional Prosedur : SOP Perpustakaan | Pertemuan Ilmiah III dan Seminar FPPT Jawa Barat : Through SOP and E-Journal, Let's Promote and Build the Knowledge, Science, and Technology in Response to the Globalized Challenges, Universitas Siliwangi - Tasikmalaya

PERTEMUAN RUTIN ILMIAH III & SEMINAR FORUM PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI WILAYAH JAWA BARAT

TEMA :

THROUGH SOP AND E-HOURNAL, LET’S PROMOTE AND BUILD THE KNOWLEDGE, SCIENCE AND TECHNOLOGY IN RESPONSE TO THE GLOBALIZED CHALLENGES

(MELALUI SOP DAN E-JOURNAL KITA TINGKATKAN ILMU PENGETAHUAN, SAINS DAN TEKNOLOGI DI ERA GLOBALISASI)

UNIVERSITAS SILIWANGI TASIKMALAYA, 22 SEPTEMBER 2011

Seminar ini diselenggarakan oleh Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Wilayah Jawa Barat (FPPTI – Jabar), bekerja sama dengan Universitas Siliwangi – Tasikmalaya sebagai tuan rumah.

Susunan acara seminar ini dimulai dengan :

Pembukaan yang diawali dengan pembacaan Al-Qur’an, kemudian sambutan dari Ketua FPPT – Jawa Barat, Sambutan dari Ketua Pelaksana, sambutan dari Rektor Universitas Siliwangi, dan pembacaan doa.

Setelah acara pembukaan, kemudian dilanjutkan dengan  pemaparan singkat dari Gale Virtual Reference Library yang selain sebagai publisher, dia juga bertindak sebagai agregator e-journal sendiri maupun internasional. Selain dijelaskan tentang e-books yang merupakan produk andalan dari mereka, di sini dipaparkan juga tentang kelebihan dan kelemahan dari google dibandingkan dengan kelebihan dan kelemahan dari media cetak.

Masuk pada inti acara ini adalah pelatihan membuat SOP (Standard Operasional Prosedur) yang dibawakan oleh Ibu Helmi Purwanti, Kepala Perpustakaan Politeknik Negeri Bandung. Di sini tidak dijelaskan secara teori, dan para peserta dibagi menjadi 6 kelompok untuk langsung berlatih membuat SOP dengan menuliskan hal-hal yang dikerjakan sesuai dengan sistematika penyusunan SOP di perpustakaan.

Kelompok kami mendapat bagian Pengolahan Bahan Pustaka untuk dibuatkan SOP nya. Adapun sistematikanya adalah :

I Nama kegiatan : Pengolahan Bahan Pustaka

Meliputi :

1. Tujuan : menjelaskan apa tujuan dari kegiatan tersebut. (Mengelompokkan bahan pustaka, mempermudah pemustaka untuk menemukan bahan pustaka sesuai kebutuhan)

2. Deskripsi : gambarkan bagaimana proses kegiatan tersebut berlangsung (inventarisasi meliputi pencatatan ke buku induk, pengecapan, pembubuhan nomor induk buku. Proses meliputi katalogisasi, labeling, barcode, penempelan date slip, menyampul buku)

3. Ruang lingkup : berada dimana kegiatan tersebut berada (penempatan bahan pustaka menurut golongan dan jenis bukunya)

4. Daftar istilah dan definisi : daftar istilah-istilah yang ada pada kegiatan tersebut dijelaskan dengan definisinya (sirkulasi: koleksi buku yang bisa dipinjam, referensi: koleksi buku yang tidak bisa dipinjam seperti kamus, ensiklopedi, peta, manual, handbook, globe, atlas)

5. Referensi : untuk membuat SOP suatu kegiatan diperlukan buku petunjuk atau buku sumber, untuk itu tulislah buku sumber yang diperlukan dalam kegiatan tersebut (DDC, subject heading)

6. Prosedur dan tanggung jawab : deskripsikan prosedur dari kegiatan tersebut, kalau dalam satu kegiatan ada sub-sub kegiatan maka harus ditulis dengan jelas dan bagian apa yang bertanggung jawab dari setiap sub kegiatan tersebut (inventarisasi, klasifikasi)

7. Keadaan khusus :  bila ada hal-hal khusus dalam kegiatan tersebut yang kadang muncul maka harus dituliskan

8. Dokumentasi : dokumen yang dihasilkan dari kegiatan tersebut (dibuat bibliografi)

9. Prosedur-prosedur terkait : prosedur atau unit yang terkait dengan kegiatan tersebut baik external maupun internal (external: menyebarkan daftar buku baru, internal: buku yang diproses sampai ke pemustaka)

10. Lampiran : tuliskan dokumen yang diperlukan untuk lampiran kegiatan tersebut (kartu katalog)

11. Setiap kegiatan tersebut dibuatkan flowchartnya

Ternyata dari penulisan kegiatan pengolahan bahan pustaka yang kami kerjakan, terdapat kesalahan di point 2, karena antara deskripsi dan prosedur adalah berbeda.

Pembetulannya di bagian deskripsi adalah : penomoran, entri data, pemberian subjek. Sedangkan untuk point prosedur harus ditulis mulai dari pengklasifikasian, pemberian subjek. Untuk point keadaan khusus, jika ada adendum dilakukan karena judul buku tidak sesuai dengan pengiriman, itu harus dituliskan.

Untuk point delapan : kartu induk, OPAC, dan buku yang sudah diproses.

Jika ada yang tidak dilakukan, nomornya jangan dihilangkan. Misalnya point lampiran. Jika tidak ada lampiran, maka nomornya jangan dihilangkan. Nomornya tetap ada, tetapi diberi tanda strip (-).

Karena keterbatasan waktu, maka bagi yang ingin bertanya lebih lanjut tentang SOP dan yang mau membuat SOP untuk perpustakaannya, bisa mengirimkan ke alamat email : helmimaolani@yahoo.co.id.

Tulislah apa yang dikerjakan, dan kerjakanlah apa yang sudah ditulis.

Acara penutup dari seminar ini adalah pemaparan dari Ebscohost, vendor yang melayani jasa e-journal yang mulai Juni 2011 telah menyediakan juga e-book bagi yang ingin melanggan buku elektronik.

Ebsco juga memaparkan tentang penelusuran e-journal dan e-book, bahwa sistemnya sudah terintegrasi. Dengan mengetikkan satu kata kunci saja, maka ebsco akan menampilkan langsung e-journal, e-book, dan e-video.

Stock Opname dan Weeding (Penyiangan) Koleksi Perpustakaan

Stock opname adalah penghitungan ulang jumlah koleksi di perpustakaan. Dengan stock opname, kita dapat mengetahui jumlah buku yang dipinjam, yang paling diminati maupun yang tidak diminati oleh pemustaka, buku yang hilang, rusak, dan yang harus ada dalam perawatan. Semuanya dapat diperoleh dengan data yang akurat.

Stock opname penting dilakukan untuk pembinaan bahan pustaka yang ada di perpustakaan.
Melakukan stock opname diperlukan tenaga 5 - 6 orang, dana untuk memberikan insentif, perlengkapan, juga waktu. Sebaiknya waktu yang dipilih adalah pada saat waktu liburan dengan jangka waktu selama satu bulan perpustakaan tutup total. Stock opname tidak bisa dilakukan saat buka. Sebenarnya bisa saja dilakukan sambil membuka layanan peminjaman dan pengembalian. Hanya saja hasilnya kurang optimal. Harus ada petugas yang menjaga rak yang sudah didata. Tapi apakah itu bisa menjamin bahwa pemustaka tidak meminjam buku yang sudah didata tersebut? Akan ada dua pekerjaan yang berulang jika kita membuka layanan perpustakaan sambil stock opname.

Weeding atau penyiangan adalah mengeluarkan koleksi perpustakaan yang dianggap sudah tidak relevan lagi dengan kebutuhan pemustaka. Penyiangan sangat erat kaitannya dengan stock opname. Penyiangan dilakukan setelah perpustakaan melakukan stock opname.

Tujuan penyiangan adalah lebih menjawab pada kebutuhan pemustaka. Agar koleksi perpustakaan selalu update, tidak ketinggalan jaman. Dengan demikian ruang koleksi perpustakaan bisa digunakan untuk buku-buku lain yang lebih dibutuhkan oleh pemustaka.

Penyiangan koleksi dapat terasa ringan dilakukan jika di perpustakaan sudah menggunakan OPAC (online public access) terlebih jika sudah menggunakan barcode.

Buku-buku yang layak disiangi adalah jika buku itu dalam 2-3 tahun tidak ada yang meminjam. Jika buku itu sudah tidak relevan lagi dalam hal ini misalnya untuk koleksi ilmu teknologi dan komputer. Juga tentang culture yang sudah tidak dipakai lagi di masyarakat misalnya seorang isteri di Bali harus mengikuti suaminya membakar dirinya untuk sebuah ritual. Adat ini sudah dilarang dan ditinggalkan masyarakat, sehingga bukunya bisa dikeluarkan dari perpustakaan. Buku yang sudah tua, juga untuk koleksi referensi seperti kamus, karena bahasa selalu mengalami perkembangan. Selalu ada edisi baru untuk kamus ini.
Perlu diingat, bahwa untuk memutuskan koleksi yang mana yang perlu disiangi adalah yang memang berwenang melakukan memutuskannya dalam hal ini kepala perpustakaan.

Itulah uraian singkat dari materi Lokakarya Sehari Stock Opname dan Weeding yang diselenggarakan oleh KPI, disampaikan oleh Dra. Adwityani Soebagio, SH. Kepala Klub Perpustakaan Indonesia (KPI-Pusat) di Jakarta pada tanggal 18 Juli 2011.

Perpustakaan Universitas Indonesia Depok

Dalam rangka mengikuti seminar yang diselenggarakan oleh Universitas Indonesia bekerja sama dengan Goethe-Institute, Ikatan Sarjana Ilmu Perpustakaan dan Informasi Indonesia (ISIPII), saya dengan tiga teman saya bertolak dari Bandung ke Depok.

Di seminar itu dituturkan tentang kurikulum di Cologne University of Applied Sciences, Jerman dipaparkan oleh Prof. Dr. Ursula Georgy sebagai nara sumber. Ursula menjelaskan bahwa di Jerman hanya berkisar 15% saja yang mempunyai perpustakaan sekolah. Itu pun dikelola oleh para guru dan orang tua murid.

Ada pula nara sumber dari Universitas Malaya - Malaysia, yaitu Dr. Nor Edzan binti Che Nasir. Beliau memaparkan kompetensi pustakawan di Malaysia. Malaysia mempunyai standar kompetensi. Misalnya seseorang dengan standard S54, ia harus lulus S3. S41 harus lulus S1. S27 lulus diploma, sedangkan yang terendah adalah S17 harus telah mengikuti pelatihan selama satu tahun. Di Malaysia jurusan perpustakaan tidak banyak.

Nara sumber Fuad Gani, MA. Beliau dari Universitas Indonesia, menjelaskan tentang kurikulum yang ada di Universitas Indonesia. Beliau memaparkan tentang kompetensi jurusan ilmu perpustakaan dan informasinya dibandingkan dengan jurusan-jurusan lain yang ada di Universitas Indonesia. Bahwa jurusan ilmu perpustakaan, lebih cepat bekerja dibanding dengan jurusan Sastra Arab. Di sana dijelaskan pula rentang waktu untuk mendapatkan pekerjaan setelah lulus. Kebanyakan, jurusan ilmu perpustakaan bekerja pada bidangnya, dibandingkan dengan jurusan lain.

Dilanjutkan dengan bedah buku yang berjudul The Keyword : Perpustakaan di Mata Masyarakat. Di sini dijelaskan tentang tulisan-tulisan yang dimuat di buku ini. Bagaimana para penulis menyajikan opini dan kedekatannya dengan perpustakaan. Pandangan mereka tentang perpustakaan. Seru juga loh.. :D

Editor buku ini adalah Labibah Zain dari komunitas blog Yogyakarta.

Meningkatkan Citra Pustakawan

Citra pustakawan saat ini sedang mengalami degradasi. Tak seperti dulu, profesi seorang pustakawan boleh dikata sangat terhormat. Pada masa itu, seorang pustakawan dapat menjadi penasihat penguasa. Tidak seperti sekarang ini, pustakawan sungguh tidak terlihat kiprahnya, padahal tanpa pustakawan profesional, maka tidak akan pernah bisa melahirkan lulusan yang diharapkan bagi bangsa.

Pun dengan nilai dari jabatan fungsional yang berlaku amatlah berbeda dengan jabatan fungsional lainnya. Faktor dari pemerintah pusat yang sepertinya kurang mengangkat profesi pustakawan, sehingga tidak mendukung adanya peningkatan itu sendiri. Stuck, seolah tak ada apapun yang dihasilkan oleh pustakwan, meskipun perannya sungguh sangat diperlukan.Entahlah, dari dulu sampai sekarang ini, di setiap seminar yang ada dan pernah saya ikuti, selalu mengemukakan materi dengan topik upaya-upaya untuk meningkatkan citra seorang pustakawan.

Andai, pustakawan bisa menjadi nara sumber dan pemecah persoalan bangsa yang tengah berkecamuk ini. Terus, iklan-iklan di televisi yang melibatkan arti dari pustakawan. Mungkin lama kelamaan minat baca dan minat menjadi seorang pustakawan akan meningkat di negeri ini.

Sebenarnya, menjadi seorang pustakawan itu cukup leluasa. Ia bisa menjadi apapun yang dikehendakinya, karena beragam informasi berada di genggamannya. Misalnya menjadi seorang analis informasi, penulis, editor, konsultan perpustakaan, dan lain sebagainya, sehingga profesi sebagai seorang pustakawan tidak lagi menjadi sebuah profesi yang tidak dipandang sebelah mata. Menjadi sangat mungkin sekali bahwa prospek dari seorang pustakawan akan semakin cemerlang, jika pustakawan itu ada kemauan ke arah sana untuk membawa pustakawan ke bintang-bintang. Library go to the stars... *ehm.. kapan ya kita pergi ke bintang-bintang...?*

* Ulasan dari Drs. Suherman (penulis dan pustakawan teladan)