PERTEMUAN RUTIN
ILMIAH III & SEMINAR FORUM PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI WILAYAH JAWA BARAT
TEMA :
THROUGH SOP AND
E-HOURNAL, LET’S PROMOTE AND BUILD THE KNOWLEDGE, SCIENCE AND TECHNOLOGY IN
RESPONSE TO THE GLOBALIZED CHALLENGES
(MELALUI SOP DAN E-JOURNAL
KITA TINGKATKAN ILMU PENGETAHUAN, SAINS DAN TEKNOLOGI DI ERA GLOBALISASI)
UNIVERSITAS
SILIWANGI TASIKMALAYA, 22 SEPTEMBER 2011
Seminar ini diselenggarakan oleh
Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Wilayah Jawa Barat (FPPTI – Jabar), bekerja
sama dengan Universitas Siliwangi – Tasikmalaya sebagai tuan rumah.
Susunan acara seminar ini dimulai
dengan :
Pembukaan yang diawali dengan
pembacaan Al-Qur’an, kemudian sambutan dari Ketua FPPT – Jawa Barat, Sambutan
dari Ketua Pelaksana, sambutan dari Rektor Universitas Siliwangi, dan pembacaan
doa.
Setelah acara pembukaan, kemudian
dilanjutkan dengan pemaparan singkat
dari Gale Virtual Reference Library yang selain sebagai publisher, dia juga
bertindak sebagai agregator e-journal sendiri maupun internasional. Selain dijelaskan
tentang e-books yang merupakan produk andalan dari mereka, di sini dipaparkan
juga tentang kelebihan dan kelemahan dari google dibandingkan dengan kelebihan
dan kelemahan dari media cetak.
Masuk pada inti acara ini adalah pelatihan
membuat SOP (Standard Operasional Prosedur) yang dibawakan oleh Ibu Helmi
Purwanti, Kepala Perpustakaan Politeknik Negeri Bandung. Di sini tidak
dijelaskan secara teori, dan para peserta dibagi menjadi 6 kelompok untuk
langsung berlatih membuat SOP dengan menuliskan hal-hal yang dikerjakan sesuai
dengan sistematika penyusunan SOP di perpustakaan.
Kelompok kami mendapat bagian
Pengolahan Bahan Pustaka untuk dibuatkan SOP nya. Adapun sistematikanya adalah
:
I Nama kegiatan : Pengolahan
Bahan Pustaka
Meliputi :
1. Tujuan : menjelaskan apa
tujuan dari kegiatan tersebut. (Mengelompokkan bahan pustaka, mempermudah
pemustaka untuk menemukan bahan pustaka sesuai kebutuhan)
2. Deskripsi : gambarkan
bagaimana proses kegiatan tersebut berlangsung (inventarisasi meliputi
pencatatan ke buku induk, pengecapan, pembubuhan nomor induk buku. Proses
meliputi katalogisasi, labeling, barcode, penempelan date slip, menyampul buku)
3. Ruang lingkup : berada dimana
kegiatan tersebut berada (penempatan bahan pustaka menurut golongan dan jenis
bukunya)
4. Daftar istilah dan definisi :
daftar istilah-istilah yang ada pada kegiatan tersebut dijelaskan dengan
definisinya (sirkulasi: koleksi buku yang bisa dipinjam, referensi: koleksi
buku yang tidak bisa dipinjam seperti kamus, ensiklopedi, peta, manual,
handbook, globe, atlas)
5. Referensi : untuk membuat SOP
suatu kegiatan diperlukan buku petunjuk atau buku sumber, untuk itu tulislah
buku sumber yang diperlukan dalam kegiatan tersebut (DDC, subject heading)
6. Prosedur dan tanggung jawab :
deskripsikan prosedur dari kegiatan tersebut, kalau dalam satu kegiatan ada
sub-sub kegiatan maka harus ditulis dengan jelas dan bagian apa yang
bertanggung jawab dari setiap sub kegiatan tersebut (inventarisasi,
klasifikasi)
7. Keadaan khusus : bila ada hal-hal khusus dalam kegiatan
tersebut yang kadang muncul maka harus dituliskan
8. Dokumentasi : dokumen yang
dihasilkan dari kegiatan tersebut (dibuat bibliografi)
9. Prosedur-prosedur terkait :
prosedur atau unit yang terkait dengan kegiatan tersebut baik external maupun
internal (external: menyebarkan daftar buku baru, internal: buku yang diproses
sampai ke pemustaka)
10. Lampiran : tuliskan dokumen
yang diperlukan untuk lampiran kegiatan tersebut (kartu katalog)
11. Setiap kegiatan tersebut
dibuatkan flowchartnya
Ternyata dari penulisan kegiatan
pengolahan bahan pustaka yang kami kerjakan, terdapat kesalahan di point 2,
karena antara deskripsi dan prosedur adalah berbeda.
Pembetulannya di bagian deskripsi
adalah : penomoran, entri data, pemberian subjek. Sedangkan untuk point
prosedur harus ditulis mulai dari pengklasifikasian, pemberian subjek. Untuk point
keadaan khusus, jika ada adendum dilakukan karena judul buku tidak sesuai
dengan pengiriman, itu harus dituliskan.
Untuk point delapan : kartu
induk, OPAC, dan buku yang sudah diproses.
Jika ada yang tidak dilakukan,
nomornya jangan dihilangkan. Misalnya point lampiran. Jika tidak ada lampiran,
maka nomornya jangan dihilangkan. Nomornya tetap ada, tetapi diberi tanda strip
(-).
Karena keterbatasan waktu, maka
bagi yang ingin bertanya lebih lanjut tentang SOP dan yang mau membuat SOP untuk
perpustakaannya, bisa mengirimkan ke alamat email : helmimaolani@yahoo.co.id.
Tulislah apa yang dikerjakan, dan
kerjakanlah apa yang sudah ditulis.
Acara penutup dari seminar ini
adalah pemaparan dari Ebscohost, vendor yang melayani jasa e-journal yang mulai
Juni 2011 telah menyediakan juga e-book bagi yang ingin melanggan buku
elektronik.
Ebsco juga memaparkan tentang
penelusuran e-journal dan e-book, bahwa sistemnya sudah terintegrasi. Dengan mengetikkan
satu kata kunci saja, maka ebsco akan menampilkan langsung e-journal, e-book,
dan e-video.